Ketika menjalankan usaha online, tentunya tidak bisa selalu aktif 24 jam. Maka dari itu, Anda membutuhkan bantuan pesan otomatis sebagai pengganti untuk melayani pelanggan. Cara membuat pesan otomatis di WA cukup mudah.
Apalagi sudah ada sebuah tool yang dapat menangani permasalahan ini. Jika hanya berpatokan dengan fitur yang ada, tentu akan terbatas. Jadi, tidak ada salahnya menggunakan alat ini untuk memaksimalkannya.
Pengertian WhatsApp Otomatis
WhatsApp otomatis merupakan salah satu fitur yang fungsinya mengirimkan balasan otomatis. Jadi ketika Anda sedang offline, maka pesan yang sudah ditautkan sebagai balasan otomatis akan muncul.
Kemampuan tersebut didapatkan dari chatbot atau artificial intelligence (robot dengan kecerdasan buatan). Anda bisa menyematkan pesan sesuai kebutuhan, bisa berupa tulisan, gambar, dan lain sebagainya.
Namun, jika hanya menggunakan fitur di WhatsApp Business, maka jumlah katanya terbatas. Dengan begitu, tidak bisa memakai kalimat panjang untuk mendeskripsikan tentang toko atau perusahaan Anda.
Maka dari itu, membutuhkan tool berupa WhatsApp Business API. Dengan alat ini, Anda bisa menyematkan balasan otomatis dengan kalimat tidak terbatas dan waktu bersamaan. Selain itu, juga bisa mengatur pola percakapan.
Pertanyaan konsumen jadi bisa langsung terjawab tanpa harus ada interaksi dari Anda. Dengan demikian, maka bisa melayani konsumen 24 jam tanpa mengganggu aktivitas lainnya. Pola percakapan tersebut berupa pertanyaan yang sering pelanggan ajukan.
Manfaat Menggunakan Pesan Otomatis WhatsApp
Kebutuhan pelanggan tentunya berbeda-beda. Maka dari itu, layanan yang tidak memiliki keterbatasan waktu lebih disukai. Sebab, bisa bertanya atau berkonsultasi kapan saja mengenai produk atau jasa tersebut.
Jika Anda masih menggunakan balas chat secara manual, sebaiknya segera beralih ke metode ini. Mengingat ketika mendapatkan pelanggan yang tidak sabaran, maka bisa langsung diklaim buruk pelayanannya.
Oleh karena itu, pesan otomatis ini memang sangat direkomendasikan. Selain itu, manfaat yang bisa Anda dapatkan cukup banyak. Jika belum mengetahui apa saja manfaatnya, maka bisa menyimak penjelasan berikut.
Menyediakan Layanan 24 Jam
Seperti pada penjelasan sebelumnya bahwa pertanyaan yang biasa diajukan bisa ditautkan ke balasan otomatis. Dengan begitu, tentu saja bisa membuka layanan 24 jam. Kebutuhan pelanggan pun akan terpenuhi meski di luar jam operasional.
Keamanannya Terjamin
Meskipun balasan otomatis, tidak perlu khawatir mengenai keamanannya. Sebab, sudah dilengkapi dengan fitur end-to-end encryption. Jadi pesan yang masuk dan keluar hanya diketahui oleh penerimanya.
Dapat Meningkatkan Hubungan dengan Pelanggan
Balasan otomatis bisa menciptakan percakapan responsif serta proaktif terhadap pelanggan. Alurnya pun bisa Anda desain seolah-olah berinteraksi langsung. Salah satunya menggunakan fitur greeting message.
Dengan begitu, Anda bisa memberikan pelayanan yang bagus serta membangun hubungan lebih baik dengan pelanggan. Interaksi dengan pelanggan memang sangat penting dalam sebuah usaha. Hal ini tentu juga dapat meningkatkan kepercayaan.
Penjualan Semakin Meningkat
Layanan tentunya akan berpengaruh pada omset penjualan, terutama ketika Anda menyematkan berbagai informasi yang sering dibutuhkan pelanggan di pesan otomatis. Jadi balasan otomatis bukan hanya sekadar penerima order.
Mendapatkan Feedback
Masukan dari pelanggan merupakan sebuah feedback yang penting untuk toko atau perusahaan Anda. Sebab, dari masukan tersebut bisa mengetahui apa saja yang pelanggan butuhkan. Dengan begitu, kedepannya bisa meningkatkan strategi pemasaran lebih baik lagi.
Cara Membuat Pesan Otomatis di WA
Sebelum bisa menggunakan balasan otomatis menggunakan WhatsApp Business API, Anda perlu registrasi dahulu. Jika belum tahu langkah-langkahnya, maka bisa mengikuti cara membuat pesan otomatis di WA berikut:
Registrasi ke Solution Provider WhatsApp API
BSP atau Business Solution Provider bisa membantu Anda untuk mendapatkan WhatsApp API. Selain itu, juga akan membantu pada setiap prosesnya sampai fiturnya bisa digunakan. Maka dari itu, memilih mitra resmi atau vendor WhatsApp yang terpercaya sangat penting.
Dengan begitu, Anda tidak perlu bingung ketika mengalami permasalahan saat registrasi. Jadi cukup ikuti arahan vendor dan lengkapi persyaratan yang diminta.
Verifikasi Akun
Cara membuat pesan otomatis di WA selanjutnya adalah mengajukan verifikasi ke pihak Facebook. Sebab sudah ada vendor yang mendampingi, jadi prosesnya akan dibantu. Anda tinggal menyiapkan hal-hal berikut, yaitu:
- Nama bisnis
- Situs web
- Email bisnis
- NPWP/NIB/SIUP
Tentukan Nomor
Kemudian, Anda harus menentukan nomor mana yang akan diakses fitur pesan otomatis. Penggunaan nomor ini tidak bisa diganti selamanya. Jadi, pastikan akan selalu aktif sehingga terus dapat memakai pesan otomatis.
Melengkapi Profil
Setelah menentukan nomor, Anda juga perlu melengkapi profil di WhatsApp. Mulai dari katalog produk, jam operasional, lokasi usaha atau bisnis, dan lain sebagainya. Sembari melengkapi profil, vendor akan mengajukan verifikasi akun.
Selain itu, juga membantu melakukan integrasi dengan aplikasi CRM serta sistem lainnya yang berkaitan. Dengan begitu, nantinya bisa langsung melanjutkan ke proses berikutnya dengan mudah.
Login ke Chat Panel
Cara membuat pesan otomatis di WA berikutnya adalah login ke chat panel vendor. Akses untuk agen dan supervisor berbeda. Jika agen hanya dapat membalas chat yang masuk, sedangkan supervisor bisa melakukan pemantauan serta pengaturan juga.
Submit Template Pesan
Baru kemudian, Anda bisa menetapkan pesan otomatis yang akan ditautkan. Silakan buat alur sesuai kebutuhan usaha. Jika bingung dalam penyusunannya, maka bisa meminta bantuan vendor. Dengan begitu, akan lebih mudah mengaturnya.
Mulai dari jam operasional, tag, template, dan lain sebagainya. Setelah alur pesan otomatis sudah selesai, selanjutnya kirimkan ke panel vendor.
Lakukan Percobaan
Ketika semua tahapan di atas selesai, Anda bisa melakukan percobaan. Silakan mengirim pesan ke nomor tersebut seakan-akan seorang pelanggan. Kemudian, tunggu beberapa saat sampai balasan otomatis muncul.
Jika pesan otomatis sesuai dengan yang Anda atur sebelumnya, berarti prosesnya berhasil. Dengan begitu, sudah siap untuk digunakan untuk melayani pelanggan. Balasan otomatis tersebut dikirim oleh sistem CRM yang sudah terintegrasi sebelumnya.
Pada umumnya, ada jenis template yang bisa Anda gunakan. Di antaranya faktur, notifikasi, reminder, OTP, dan konfirmasi. Percakapan tersebut juga langsung diteruskan ke database CRM secara otomatis.
Dengan begitu, tidak perlu melakukannya secara manual sehingga lebih mudah melihat berbagai keluhan pelanggan. Dengan semua laporan yang ada, maka bisa melakukan analisa untuk memperbaiki agar lebih baik lagi.
Meskipun sudah ada pesan otomatis, sebaiknya juga ada admin yang mengawasi. Jadi, ketika ada pertanyaan yang tidak ada di balasan otomatis, tetap bisa terjawab sehingga tidak akan menurunkan kualitas pelayanan.
Jika tidak begitu, bisa saja pelanggan merasa kecewa ketika membutuhkan solusi lain tetapi tidak terpenuhi. Maka dari itu, pemantauan sangat penting meskipun hanya Anda lakukan beberapa jam setiap harinya.
Itulah pembahasan mengenai cara membuat pesan otomatis di WA. Setelah mengetahui manfaat dan betapa mudah pembuatannya, segera saja Anda coba. Dengan begitu, dapat merasakan sendiri manfaatnya dan mengkoordinir bisnis menjadi lebih mudah.